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Preambolo
Quando si affrontano progetti molto grandi o problemi altrettanto sfidanti è fondamentale non farsi prendere dalla foga o farsi abbattere dalla dimensione di quello che abbiamo di fronte.
Si parla di sovranità digitale, quindi di un concetto decisamente vasto.
Il consiglio più diffuso è quello di sezionare progetti e/o problemi in tante piccole sottoparti in modo che il tutto risulti molto più facilmente gestibile.
Noi ci proviamo con questa serie di articoli che partono da piccoli strumenti, azioni, abitudini per portarci a valutare cosa ci può essere utile e giungere poi a fare le giuste scelte verso una piattaforma all inclusive più estesa nelle funzionalità.
Scansioni sotto controllo
Oggi molte aziende sono dotate di strumenti che permettono di scansionare in brevissimo tempo molti documenti e inserirli in cartelle predefinite con pochi click via interfaccia web o direttamente dalla plancia della multifunzione di turno.
La sovranità digitale è soddisfatta in questi casi? Può esserlo naturalmente.
Ma non è sempre così semplice, soprattutto se ci si trova in mobilità, ecco allora che inizia il valzer delle app usate a tal fine, free o a pagamento che siano molto spesso non ci consentono di avere un controllo su quali documenti vengono scansionati, dove vengono archiviati magari in modo temporaneo, che percorso fanno, in quante copie vengono generati e soprattutto su quali dispositivi restano salvati.
Anche in questo caso vale la pena di vedere cosa ci mette a disposizione Nextcloud, la piattaforma di smart collaboration che ITServicenet ha scelto di utilizzare dal momento in cui è stato eseguito il fork dalla originaria Owncloud e il fondatore Frank Karlitschek ha deciso che voleva seguire la via dell’open senza compromessi, realizzando un software di successo che oggi è divenuto un hub completo di molte funzionalità che vanno ben oltre il file sharing.
Se dunque guardiamo al mobile stavolta noteremo che semi nascosta, esiste una funzionalità all’interno dell’app Nextcloud che ci permette di fare una scansione tramite la camera del nostro smartphone.
Funzionamento
È qualcosa al limite del banale, ma se lo si osserva meglio tanto banale non è perché scegliendo di usare questa funzionalità è possibile ottenere un’immagine di un qualsiasi documento convertita in pdf in bianco e nero, questo documento viene archiviato direttamente all’interno di Nextcloud e come abbiamo imparato in articoli ed esposizioni precedenti questa piattaforma è installabile dove desideriamo, anche su un server proprietario.
Dapprima si accede alla fotocamera (1a immagine a sinistra qui sopra), se viene rilevato del testo viene inquadrato e preso per realizzare il documento (2a immagine al centro qui sopra), infine come si vede nella terza immagine a destra a corredo qui sopra, con vari scatti a disposizione si può comporre un documento formato da più immagini che viene archiviato come pdf.
Si passa dunque da una semplice azione che chiunque potrebbe fare con un’app più o meno moderna, full optional e di moda ma che non assicura alcun livello di controllo e gestione ordinata degli accessi e dei permessi ad un sistema che ci assicura che i dati vengano presi e stoccati proprio dove voglio che siano, in una cartella del mio cloud privato.
Naturalmente va ribadito, si tratta di una semplice azione, priva di particolari opzioni aggiuntive e non certo automatizzata, ma è importante valutare sempre il contesto, qui si parla di documenti estemporanei che voglio archiviare da dispositivo mobile in un server di fiducia, dove dati e metadati sono al sicuro e soddisfano i criteri minimi per la sovranità digitale, di cui tanto di parla ma per la quale poco si fa.
Insieme dunque alla gestione delle note di cui abbiamo parlato in un precedente articolo abbiamo aggiunto un’altra piccola freccia al nostro arco.
L’obiettivo nel quale cerchiamo di fare centro è quella sovranità digitale che ci manca oggi, ma per la quale già si può fare molto, è sufficiente approfondire e informarsi e noi speriamo al solito di dare il nostro contributo in tal senso.