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Non è solo un Dropbox open source
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La scelta
Matteo: allora, caro Gian Mario, proviamo a approfondire un po’ la situazione del Comune di Alghero dal punto di vista delle implementazioni Nextcloud. La mia prima domanda riguarda proprio questo, non so, possiamo chiamarlo virtuosismo? Oppure semplicemente i valori che porta avanti la pubblica amministrazione, che in qualche modo nel vostro caso, sta ottemperando ai vari decreti legislativi che negli anni si sono susseguiti per stimolare la pubblica amministrazione a usare del software open source che sia anche riusabile.
Io volevo chiederti cosa puoi raccontarci di questa scelta.
Gian Mario: allora, diciamo che inizialmente stavamo cercando un software open source che potesse aiutare i colleghi a ricercare documenti specifici su una moltitudine di altri all’interno di una pubblica amministrazione, in modo tale da accelerare e facilitargli il lavoro. Inizialmente abbiamo dato un’occhiata al software Alfresco, per capire se potesse fare al caso nostro, poi ci siamo imbattuti in Nextcloud, leggendo alcuni articoli su siti specializzati. Ci siamo resi subito conto che, oltre a svolgere la funzione di ricerca full text, questo software offriva molte altre funzionalità. Abbiamo quindi deciso di installarlo in un ambiente di test. Durante la fase di prova ci siamo resi conto che avrebbe potuto supportare concretamente il lavoro di squadra, grazie alla possibilità di collaborare contemporaneamente sullo stesso documento, anche da remoto. Questo ci avrebbe svincolato dalla sede di lavoro tradizionale, avremmo superato quindi i limiti legati alla postazione fissa. A questo proposito, anche la registrazione delle versioni e delle modifiche apportate da ciascun operatore ai file ha rappresentato un fattore decisivo nella scelta di questa piattaforma. Inoltre, cosa non meno importante, ci ha permesso di associare alla piattaforma delle cartelle risiedenti in altri repository, e quindi di sfruttare altri spazi di memorizzazione già preesistenti, senza dover utilizzare lo spazio di memorizzazione dedicato alla piattaforma stessa. Queste, oltre ad altre cose legate ai numerosi plug-in che possono essere installati allargando di fatto le funzionalità di default della piattaforma, (qualora fosse necessario), ci hanno portato a scegliere Nextcloud e Collabora, la nostra amministrazione già stava utilizzando la suite per ufficio LibreOffice tra l’altro.
Non è solo un Dropbox open source
Matteo: ecco, quindi tu mi dici che avete visto diverse potenzialità, Nextcloud spesso è conosciuto più come una soluzione Dropbox style, quindi uno dice: “sostituisco un archivio di dati che posso vedere in cloud, eccetera”, ma in realtà è molto di più. È diventato un hub, come sappiamo e ce lo raccontavi infatti, quindi è possibile agganciare archivi esterni, integrarlo con l’infrastruttura già esistente.. E poi Collabora, ne stavi giusto parlando, Collabora serve a fare editing, diciamo, viene dal mondo LibreOffice, e cosa ci puoi dire su questo? In generale, dell’esperienza utente, magari, appunto, nell’utilizzare un editor che non è il solito Microsoft Office.
Gian Mario: sì, infatti è integrato in Nextcloud e visto che noi già utilizzavamo Libreoffice è venuto spontaneo sceglierlo come editor. Naturalmente, far digerire a persone abituate a lavorare con determinati programmi proprietari altre tipologie di soluzioni è sempre difficile. Tuttavia, quando ci si rende conto del vantaggio effettivo che un nuovo strumento comporta, tra i colleghi inizia, appunto, come dicevamo prima, il passaparola, e l’utilizzo si allarga spontaneamente a tutti. Per quello che abbiamo potuto constatare, la co-modifica dei file e la semplice condivisione, sia interna all’ente, sia soprattutto esterna, sono pratiche sempre più utilizzate e adottate dal personale. Inoltre, il vantaggio di poter accedere ai file, a qualsiasi ora e da qualsiasi luogo, costituisce un grossissimo vantaggio, oltre che un incremento della produttività.
Il supporto di ITServicenet
Matteo: bella anzi ottima descrizione del modus operandi. Però ecco, in tutto questo, sostanzialmente, Nextcloud adottato come prodotto libero, Collabora, in realtà, già installato, ma ora usato anche in versione web, ma IT ServiceNet, in questa storia, cosa c’entra? Come ci avete trovati e, soprattutto, come vi siete trovati?
Gian Mario: una volta scelta la piattaforma, testandola internamente tra noi e con altri colleghi, naturalmente abbiamo pensato che ci servisse un’azienda che si occupasse, per conto nostro, delle manutenzioni necessarie al sistema dopo una installazione ad hoc, avendo già gli strumenti hardware in casa. Dopo una ricerca ci siamo imbattuti in ITServiceNet e abbiamo deciso di affidargli il lavoro dopo un primo contatto tramite email e dopo una videoconferenza con tutti i componenti del ced. Dopo tre anni di lavoro assieme, possiamo dire che ci siamo trovati bene, anzi molto bene, in quanto le richieste sono state evase in modo tempestivo, abbiamo collaborato bene e abbiamo, soprattutto, imparato gli uni dagli altri.
PA normative e open source
Matteo: grazie. Comunque mi viene voglia di allargare un po’ il discorso Gianmario, visto che siamo in tempi di apparente risveglio nazionale sul tema dell’indipendenza digitale, che è la base per poi arrivare alla famosa sovranità di cui tanti parlano. Voi che avete già sperimentato queste possibilità e verificato che concretamente si possono realizzare queste implementazioni, sentireste di suggerire magari a dei colleghi di altre pubbliche amministrazioni di fare lo stesso?
Gian Mario: ovviamente in ogni pubblica amministrazione ognuno può avere diverse sensibilità e diverse esigenze, anche in base agli operatori che si occupano della parte informatica. Da parte nostra riteniamo che la strada dell’open source sia quella da seguire, soprattutto per questioni di economicità dei servizi, delle licenze e per quanto riguarda la flessibilità della gestione degli applicativi e piattaforme. Questo per esempio è accaduto nel caso specifico di Nextcloud, che è una piattaforma piuttosto matura e consolidata. Tuttavia la normativa che riguarda la pubblica amministrazione, relativamente in particolare alla gestione dell’informazione, è in continua evoluzione e pertanto quello che è vero oggi potrebbe non essere vero domani.
Nel prossimo futuro
Matteo: benissimo, quindi lasciamo spazio a chi vorrà sperimentare, semplicemente mostrando l’esempio. Ecco, non so se si può spoilerare qualcosa, ma ci sono in previsione evoluzioni magari per gli anni prossimi? Qualche nuova implementazione, nuovi plug-in, non so, qualcosa da raccontare che si può dire?
Gian Mario: intanto dopo un trennio, tra virgolette, di warm-up, contiamo che i colleghi utilizzino la piattaforma in maniera più estesa. Per quanto riguarda la gestione documentale interna non ufficiale, abbiamo previsto l’utilizzo di Talk, per la gestione di piccole conferenze interne, vedremo di incentivare l’utilizzo dell’app Foto per la gestione documentale multimediale, e Collettivi, un’altra app che riteniamo possa essere utile nella gestione documentale di procedimenti a lungo termine con scadenze intermedie. Vedremo. Ma già la collaborazione nella stesura e la condivisione della documentazione interna per noi è un grosso passo avanti. In un ente pubblico come il nostro ci sono molte incombenze, ci sono molte domande che ricadono sul nostro servizio e molti applicativi da gestire. Per quanto ci riguarda, oltre a Nextcloud, utilizziamo anche altri software open source come Joomla, Glpi, Moodle, WordPress, mentre altri sono in fase di test come Keyclock per la gestione del single-sign-on, e altri contiamo di testarli a breve per capire se possono fare al caso nostro. Tuttavia, l’elenco precedente costituisce ancora una piccola parte del nostro lavoro. Per tutte queste ragioni, la collaborazione con ITServicenet per la gestione e manutenzione di Nextcloud è fondamentale.
Matteo: grazie allora a Gianmario Peppe. Questa è stata una bella carrellata ed un’ottima testimonianza. Speriamo che qualcuno abbia voglia di essere ispirato dalle vostre scelte.
