..anche troppa
Nonostante esistano sistemi evoluti di gestione dei dati siamo passati da avere pile di fax sulla scrivania ad avere montagne di email sul desktop.
L’organizzare il dato è una attività troppo difficile. Il tempo è la chiave fondamentale.
(siparietto)
Ricordo di una azienda che per migliorare la comunicazione interna aveva installato la posta pneumatica. Per i più giovani invito a cercare su internet cosa sia. Sì siamo passati anche da lì… Utile ma alla fine usata per spostare merendine e lattine di coca cola da un piano all’altro.
(fine siparietto)
Ecco la stessa cosa ormai succede con le email.
Perché dobbiamo organizzare tutto internamente al sistema di comunicazione email?
Spedire ed archiviare avanti e indietro montagne di dati internamente ad un sistema che ha più di 50 anni e che non è nato con questo scopo.
-Non trovo la email del 2003? Possibile? Non funziona mai la ricerca!—
-Non si apre più la posta sono solo 80gb di cartella sul pc!-
-Non va niente!-
Mmmmm non vi è mai passato per la mente che magari sarebbe meglio organizzare i dati in altro modo?
NOTA: ricordo che la email passa in chiaro su internet. Tutto quello che scrivete viene letto!
Qualche anno fa avrei detto che potrebbe essere letto, oggi che viene letto, punto.
Scuserete i toni decisi e paternalistici ma una parte del nostro lavoro consiste nell’informare ed istruire il cliente su come utilizzare correttamente uno strumento e quali sono i suoi limiti.
La posta è nata come prima forma di comunicazione asincrona su internet. Ed oggi si trascina un sacco di problemi intrinseci che devono essere capiti.
Nel frattempo sono nati moderni sistemi di comunicazione ed archiviazione. Possiamo dichiarare senza paura di smentite che oggi si possono risparmiare sia tempo che sanità mentale.
Finita la paternale (forse) la nostra proposta è quella di riorganizzare la struttura classica dell’ufficio e delle attività prettamente comuni a tutti:
- Archiviazione di dati e cartelle
- Gestione dei sistemi di comunicazione tradizionale, messaggistica istantanea e video conferenza
- Editing collaborativo
Poche cose ma fatte bene, usufruibili sempre e attenzione senza appoggiarsi al CLOUD di terzi!
Parlo di gestire la comunicazione, i dati e le cartelle in modo strutturato, intelligente.
Strumenti ce ne sono molti ma spesso quello che manca è il metodo e la volontà di cambiare, oltre che un supporto per farlo.
Proponiamo una linea guida che permetta di arrivare alla completa indipendenza da fornitori esterni siano essi di software, hardware o assistenza.
Indipendenza da software, hardware e assistenza, avete capito bene.
Per perseguire questo scopo sono necessarie l’informazione e la formazione, ma prima di tutto la presa di coscienza di quello che è il progetto da affrontare.
Al netto di parole scritte consigliamo sempre di affidarsi ad un consulente, in questo modo sarete certi di accelerare ogni passaggio senza dovere agire da soli.
Quindi dicevamo: “la mail è solo un mezzo di comunicazione non può essere un archivio di dati.”
Riflettete: non sarebbe meglio poter comunicare via chat, email o videoconferenza ed in parallelo archiviare sul proprio server il foglio di excel del bilancio, le radiografie del paziente, il brevetto del nuovo prodotto in modo che sia ricercabile dal proprio team, sia sincronizzabile sul cellulare e salvato con la garanzia di mantenerne anche le versioni?
Tutto questo, udite bene, è possibile senza appoggiarsi ad un CLOUD di terze parti!
Ogni comunicazione in questo scenario resterebbe sempre sul proprio server al costo della manutenzione annua che può effettuare anche il vostro giovane tecnico, senza limiti di risorse, sopratutto di spazio.
Non si devono più acquistare servizi da fornitori differenti che non si parlano o scambiano dati tra loro.
Sei tu che decidi chi, cosa e come accedere ai tuoi dati ed alle tue comunicazioni.
(Messaggio promozionale) La domanda quindi è come fare?
ITServicenet ha adottato e testato sul campo uno stack completamente indipendente per le proprie attività aziendali, ed ora chiunque lo può adottare.
Verrai seguito, consigliato e istruito a partire dall’esperienza acquisita con molti clienti nel tempo.
Il costo? Lo decidiamo insieme in base alle tue esigenze.
(Fine messaggio promozionale)